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Personalbedarf berechnen » Personalbemessung_Phasen

DIE 5 PHASEN DER ibo PERSONALBEMESSUNG

Wenn Ihnen im Rahmen der Ermittlung Ihres aktuellen und künftigen Personalbedarfs die Zeit für Fremdbeobachtungen oder Interviews fehlt und Expertenschätzungen Ihnen nicht die gewünschte Sicherheit bei den Werten geben, setzen Sie auf die ibo Personalbemessung. Das Tool ist darauf spezialisiert, Bearbeitungszeiten von einer großen Anzahl an Mitarbeitern zu erheben und bei Bedarf die Erhebung durch Mengen zu den jeweiligen Aufgaben zu ergänzen. Entsprechende Ergebnisse lassen sich fortschreiben und individuell auswerten.   Die Ermittung Ihres Personalbedarfs erfolgt nach bewährter ibo-Methode in fünf Phasen, die wir hier kurz erläutern.

Phase 1: Aufgabenkatalog erstellen

In dieser ersten Phase legen Sie den Grundstein für Ihr Projekt. Dabei ist genau zu prüfen, welche Ziele mit der ibo Personalbemessung zu erreichen und welche Fragen im Rahmen des Projekts zu beantworten sind. Welche Brutto-/Nettozeitwerte gelten z. B. für den Untersuchungsbereich oder das Unternehmen? Gibt es Besonderheiten, die berücksichtigt werden müssen? Wie soll mit Verteilzeiten umgegangen werden?  

 

Möchten Sie einzelne Prozesse oder Tätigkeiten erheben oder soll eine vollständige Erhebung des Bereiches vorgenommen werden? Jede beliebige Detaillierung mit entsprechenden Gliederungsebenen kann von Ihnen abgebildet werden. Hinterlegen Sie an den Aufgaben zusätzliche Informationen in Form von Attributen, die Ihnen für spätere Auswertungen zur Verfügung stehen. Dies gewährleistet eine zusätzliche Sicht auf ermittelte Werte.  

 

Dank Standardschnittstelle übernehmen Sie in Microsoft Excel erstellte Aufgabenkataloge komfortabel in die ibo Personalbemessung. Importe aus allen anderen Systemen sind darüber hinaus möglich.

Phase 2: Erhebung vorbereiten und durchführen

Nach der Definition des Aufgabenkatalogs legen Sie den Untersuchungsbereichfest. Dabei bestimmen Sie, ob das Gesamthaus, bestimmte Organisationseinheiten oder einzelne Personen zu untersuchen sind. Erhebungen lassen sich personalisiert bis zur vollständigen Pseudonymisierung vornehmen. Damit reagieren Sie flexibel auf Anforderungen der Personalvertretungen und stellen eine hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten sicher.

 

Wählen Sie aus 3 Schätzverfahren und 2 Verfahren der exakten Zeitmessung das für Ihre Ziele passende Verfahren aus. Die ibo Personalbemessung bietet Ihnen sowohl analytische Schätzverfahren, als auch zwei Formen der exakten Zeitmessung an. Damit sind Sie in jedem Bereich und für jedes Projekt gewappnet. Die Erhebungsverfahren werden den Erhebungspersonen elektronisch zur Verfügung gestellt. Eine Installation bei den Beteiligten ist dazu nicht erforderlich.

Phase 3: IST-Zustand feststellen

Nachdem die Qualitätssicherung abgeschlossen ist, werden alle Werte auf Aufgaben- bzw. Prozessebene verdichtet. Mit Hilfe der integrierten Pivot-Funktion stellen Sie sich Ihre individuellen Auswertungen zusammen. Damit ist sichergestellt, dass Sie auf Ihre spezifischen Fragestellungen im Projekt die passenden Antworten finden: 

  • Wie oft kommt die Aufgabe vor?
  • Wie lange dauert sie pro Einheit oder in Summe?
  • Wie hoch ist die Kapazitätsbindung?
  • Welche Funktionen, Abteilungen etc. nehmen die Aufgabe wahr? (und viele weitere)

Sie bestimmen selbst, welche Daten in welcher Kombination ausgewertet werden sollen. Externe Daten oder auch Statistiken können problemlos mit der Erhebung kombiniert werden. So kann zum Beispiel die gemessene mittlere Bearbeitungszeit mit der Statistik des aktuellen Jahres ins Verhältnis gesetzt werden, um an hand aktueller Daten den Personalbedarf zu berechnen.

Phase 4: SOLL-Szenarien/Fortschreibung

Simulation und Aufgabenkritik - Im Bereich der Soll-Szenarien haben Sie die Möglichkeit, die klassischen Optimierungsmöglichkeiten auf deren Auswirkung zu simulieren. Verändern Sie Mengen- und/oder durchschnittliche Bearbeitungszeiten. Lagern Sie Aufgaben aus oder fügen Sie neue Aufgaben ein und prüfen Sie die Auswirkung ohne kostspielige Realtests.  

 

Sie verfügen über Referenzwerte vergleichbarer Unternehmen oder Abteilungen oder haben zu einem früheren Zeitpunkt bereits eine Erhebung in dem Bereich vorgenommen? Hinterlegen Sie diese Daten einfach in der Anwendung und prüfen Sie die Veränderungen.

Phase 5: Kennzahlen ermitteln

Mit der ibo Personalbemerssung entwickeln Sie auf Basis der Erhebungs- und eventuell vorhandenen Vergleichswerte eigene Kennzahlen und schreiben Sie auch diese weiter fort.  

 

Im separaten Analysetool haben Sie die Möglichkeit, Vergleiche über Zeiträume hinweg und zwischen gleichartigen Unternehmen vorzunehmen und Abweichungen anzeigen zu lassen. Vergleichen Sie die Kennzahlen der Kapazitätsbindung und -verteilung in unterschiedlichen Prozessen oder Standorten. Legen Sie auf Basis der Werte Service-Levels fest und definieren Sie Best-Practice Prozesse.  

 

Mit den richtigen Kennzahlen schaffen Sie die Basis für die Wirksamkeit der Optimierung und für eine kontinuierliche Personalbedarfsermittlung.  

 

Sie verfügen über Referenzwerte vergleichbarer Unternehmen oder Abteilungen oder haben zu einem früheren Zeitpunkt bereits eine Erhebung in dem Bereich vorgenommen? Hinterlegen Sie diese Daten einfach in der Anwendung und prüfen Sie die Veränderungen.

Sie haben Fragen? Wir Antworten.

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